Trelloの【期限】通知をカレンダー機能で「リアルタイム」にiPhoneへ送信する方法

Trelloの「期限」の通知は1日1回だけ

先日

Trelloで外部ライターの勤怠管理や経費計算を行う【カレンダー】【Board Sync Unito】【Costello】 - オワタブログ

の記事で書いたように、サイト運営でTrelloを使用して外部ライターの勤怠管理を行っています。

普通のタスク管理としての使用用途でも同様かと思いますが、Trelloのそれぞれのカードに「期限」をつけてタスク管理を行う機能はかなり便利です。

しかし、「これを使えばTrelloが期限の日時になったら通知を送ってくれるからタスクを忘れることもない！」と思って使い始めめたものの、全く通知が飛んでこない。

というのも、よく調べてみるとTrelloでは期限の通知は1日に1度しか飛ばない使用になっているのです。

ホーム画面の「次にやること」で時系列でタスクをチェックすることはできるのですが、常にボードを見て各タスクの進捗状況をチェックする必要がある自分は、ここを常時見ているわけにもいきません。　

時間も無駄に使いたくないため、やはり期限の通知は「リアルタイム」で飛んできてほしいところ。

そこで、Trello関連の機能をいろいろと調査し、リアルタイムで通知を飛ばす方法を編み出しました。

では早速紹介します。

Trelloの期限の通知を「リアルタイム」でiPhoneに送る方法

Trelloにカレンダー機能を追加

ご存知の方も多いかとは思いますが、Trelloは様々な機能をPower Up機能として追加することができます。

その中の一つの機能『カレンダー』機能は、Trelloで作成したカードに期限を設定したものをカレンダー形式で管理できるというもの。

まずはこれをPower Up機能として追加します。Power Up機能は無料会員でも1つまでなら使用できるので、無料会員でもカレンダー機能を追加する事ができます。(他の機能も使いたい場合はTrello Goldを利用しましょう)

カレンダーのフィードをオンにしてURLを取得

カレンダー機能をTrelloに追加したら、次はTrelloのカレンダーのフィードを取得しましょう。

まずはTrelloボード右上にある「カレンダー」をクリック

カレンダーを開いたら、右上の歯車マークをクリック

設定画面が開くので、「同期を有効化」を選択

カレンダーのフィードが有効化されるので、表示されたURLをコピーする(URLの末尾が.icsになっているものです)

iosのカレンダーにTrelloのカレンダーを同期する

iPhoneでカレンダーアプリを開き、Trelloのカレンダーを動悸していきます。

通常はGoogleカレンダーで自分の予定を管理している場合は、iosのカレンダーにGoogleカレンダーも合わせて同期し、予定とタスクの期限を一元管理すると便利です。

では、カレンダーアプリを開いたら、画面下の「カレンダー」をタップします。

次に、画面左下の「カレンダーを追加」をタップ

「カレンダーの名前」の部分に、先程コピーしたTrelloのカレンダーのURLを貼り付けます。「イベント通知」をオンにし、設定は終了です。

合わせて、iPhone本体の設定で、デフォルトの通知の時間を「イベントの予定時刻」や「5分前」など任意の時間に変更しておけば、設定したタイミングでTrelloの「期限」通知を飛ばすことができるようになります。

この設定をするようになってから、Trelloでのタスクを忘れてしまうことがなくなり、多くのタスクを抱えても性格にさばくことができるようになりました。

特に外部とのやり取りが必要になるタスクの期限を通知でリアルタイムに知らせてくれることができるようになったことで、安心して作業に集中することもできるようになりました。

Trelloで毎日異なる期限の多くのタスクを管理している人は確実にこれを活用するべきです。