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Trelloの【期限】通知をカレンダー機能で「リアルタイム」にiPhoneへ送信する方法

Trelloの「期限」の通知は1日1回だけ

先日

Trelloで外部ライターの勤怠管理や経費計算を行う【カレンダー】【Board Sync Unito】【Costello】 - オワタブログ

の記事で書いたように、サイト運営でTrelloを使用して外部ライターの勤怠管理を行っています。

普通のタスク管理としての使用用途でも同様かと思いますが、Trelloのそれぞれのカードに「期限」をつけてタスク管理を行う機能はかなり便利です。

しかし、「これを使えばTrelloが期限の日時になったら通知を送ってくれるからタスクを忘れることもない!」と思って使い始めめたものの、全く通知が飛んでこない。

というのも、よく調べてみるとTrelloでは期限の通知は1日に1度しか飛ばない使用になっているのです。

ホーム画面の「次にやること」で時系列でタスクをチェックすることはできるのですが、常にボードを見て各タスクの進捗状況をチェックする必要がある自分は、ここを常時見ているわけにもいきません。 

時間も無駄に使いたくないため、やはり期限の通知は「リアルタイム」で飛んできてほしいところ。

そこで、Trello関連の機能をいろいろと調査し、リアルタイムで通知を飛ばす方法を編み出しました。

では早速紹介します。

Trelloの期限の通知を「リアルタイム」でiPhoneに送る方法

Trelloにカレンダー機能を追加

ご存知の方も多いかとは思いますが、Trelloは様々な機能をPower Up機能として追加することができます。

その中の一つの機能『カレンダー』機能は、Trelloで作成したカードに期限を設定したものをカレンダー形式で管理できるというもの。

まずはこれをPower Up機能として追加します。Power Up機能は無料会員でも1つまでなら使用できるので、無料会員でもカレンダー機能を追加する事ができます。(他の機能も使いたい場合はTrello Goldを利用しましょう)

カレンダーのフィードをオンにしてURLを取得

カレンダー機能をTrelloに追加したら、次はTrelloのカレンダーのフィードを取得しましょう。

まずはTrelloボード右上にある「カレンダー」をクリック

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カレンダーを開いたら、右上の歯車マークをクリック

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設定画面が開くので、「同期を有効化」を選択

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カレンダーのフィードが有効化されるので、表示されたURLをコピーする(URLの末尾が.icsになっているものです)

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iosのカレンダーにTrelloのカレンダーを同期する

iPhoneでカレンダーアプリを開き、Trelloのカレンダーを動悸していきます。

通常はGoogleカレンダーで自分の予定を管理している場合は、iosのカレンダーにGoogleカレンダーも合わせて同期し、予定とタスクの期限を一元管理すると便利です。

では、カレンダーアプリを開いたら、画面下の「カレンダー」をタップします。

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次に、画面左下の「カレンダーを追加」をタップ

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「カレンダーの名前」の部分に、先程コピーしたTrelloのカレンダーのURLを貼り付けます。「イベント通知」をオンにし、設定は終了です。

合わせて、iPhone本体の設定で、デフォルトの通知の時間を「イベントの予定時刻」や「5分前」など任意の時間に変更しておけば、設定したタイミングでTrelloの「期限」通知を飛ばすことができるようになります。

この設定をするようになってから、Trelloでのタスクを忘れてしまうことがなくなり、多くのタスクを抱えても性格にさばくことができるようになりました。

特に外部とのやり取りが必要になるタスクの期限を通知でリアルタイムに知らせてくれることができるようになったことで、安心して作業に集中することもできるようになりました。

Trelloで毎日異なる期限の多くのタスクを管理している人は確実にこれを活用するべきです。

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Trelloで外部ライターの勤怠管理や経費計算を行う【カレンダー】【Board Sync Unito】【Costello】

Trelloとは

Trelloとは、簡単に言ってしまえばホワイトボードや黒板、ノートなどのように、付箋を貼ったり剥がしたりすることでタスクの管理を感覚的に行うことができるツールです。

Trelloでは、タスクの内容などを記入する「カード」、カードを配置する「リスト」、リストを配列する「ボード」があり、その全てを自由に何枚でも作成することができます。

Trelloを利用してライターの勤怠管理をすると良いこと

ライターの勤怠管理をtrelloを利用して行うと良いのは主に次の3つ。

  1. 記事の被りを予防できること
  2. 予算管理ができること
  3. カレンダーで視覚化して全てのライターの稼働を一括管理できること
  4. ライター間では予定を共有しないようにできる

他にも副次的な効果はありますが、この3つがtrelloでライターの勤怠管理などを行うと便利になる点です。

では早速Trelloで外注ライターの勤怠管理や経費計算をおこなう方法を詳しく解説していきましょう。

Trelloでライターの勤怠管理を行うために必要な設定(管理者側)

まずはTrelloでライター管理を行うために「管理者側」が事前にする設定を順を追って説明します。

Trelloに登録、Trello Goldにしておく

まずは自分がTrelloに登録、アカウントを作成します。

このとき、適当なボードを作っておいて、友人もしくはプロジェクトのメンバーなどを招待することで、TrelloGoldを1ヶ月間無料で利用することができます。

ちなみに、Trello Goldは無料期間が過ぎても月額500円とかなり安いので、利便性を考えれば十分お得だと言えるでしょう。

ライター全員の予定を管理する『親』ボードを作成

登録が完了したら、まずはライター全員の予定が同期され、一括管理するための、編集メンバーが閲覧する『親』ボードを作成します。

このボードはSlackと同期することも考え、チームを作成した上でボードを作成します。
また、「親」ボードにはパワーアップ機能で「Board Sync by Unito + Trello」「カレンダー」「Costello」の3つの機能を有効化しておきます。

以上の設定が終わったら、リストを追加していきます。追加するリストは、「稼働予定」「依頼前(ストック)」「依頼済み」「校正中」「修正待ち」「公開後」「検収済み」を作成しておきます。

ライター用の『子』ボードを作成する

次に、各々のライターごとにその人専用のボードを作成します。

これすることで、ライターごとに給与計算ができ、他人のカードをアーカイブしてしまうなどのトラブルも避けることができます。

ボードの名前はライターネームで統一、チームは作成しないパーソナルボードで、非公開設定(Web上には公開しない設定)にします。

ボードには「稼働予定」「検収済み」の2つのリストを作成。パワーアップの機能で、「Costello」「カレンダー」の機能を有効化しておきます。

Board Sync Unitoでボードの同期を設定する

次に、Board Syncを活用して、ライター個別の「子」ボードのカードを全体管理の「親」ボードに同期できるようにします。

これをすることで、各ライターが自分で作成したカードを「親」ボードで一括管理することができます。

まずは「親」ボード右上のBoard Syncをクリックし(Board Sync Unitoの機能が正しく追加されていないと表示されません)下の画面から「Set up sync」を選択。設定を進めます。

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Unitoが自分のTrelloのアカウントにアクセスすることを許可し(Authorizeのボタンを押す)、下のような画面に移ります。

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Add sync をクリックし、下の画面へ

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自分のTrelloアカウントが接続されていることを確認し、同期するボードを選択。

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次に、どこのボードを同期するのかを選択します。(ここで「子」ボードを選択)
Trello側からの設定の場合は以下の画面から設定します。

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この画面では左側が「親」ボード、右側が「子」ボードになっています。 「Snyc direction」の部分では、「←」を選択します。これを選択することで同期を「子」ボードから「親」ボードへの一方向のみに制限することができます。

Next を押して下の画面へ

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この画面ではフィルターを設定することができるのですが、特に必要は無いのでそのままNextを押し下の画面へ進みます。

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この画面ではチェックボックスにチェックを入れて、Next ボタンを押して次に進みます。

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この画面まできたら、Create sync をクリックし、Unitoでの設定は終了です。

以上で管理者側の設定は終了です。

Trelloでライターが稼働予定の報告をする

次に、ライター側のTrelloでの稼働予定の入れ方を説明していきます。

カードを作成

招待されたライターはボードを確認し、「稼働予定」「執筆済み」というリストがあるのを確認します。

ライターはこの「稼働予定」というリストで、「カードを作成」をクリックして自分の名前でカードを作成します。

期限を設定

カードを作成したら、作成したカードをクリックし、「カードの期限」を設定します。

この「カードの期限」は自分が執筆を開始できる時間を設定してください。

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↑の画面の右の欄にある「期限」をクリック

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カレンダーが出てくるので、自分の稼働予定の時間を設定しましょう。

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このように設定した期限が表示されていればokです。

Costを設定

期限の設定が終わったら再度カードを選択し、Cost を設定します。まずは以下の画面から、「Add total cost」を選択します。

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この部分は、1記事あたりの報酬を入力する部分です。自分の執筆する記事の報酬を記入しましょう。

ここに記入する金額に関しては管理者に正確な数字を聞くようにしましょう。

以上で稼働予定のカード作成は終了です。

カードの作成はボード右上の「カレンダー」をクリックした画面でも作成することができます。

こちらの方が視覚的にわかりやすく予定を作成できるので、複数の稼働予定日のカードを作成する場合は、カレンダー機能を活用することが有効です。

【警告】Googleアナリティクスの情報が永久削除されちゃうので設定変えておいたほうがいいよというメールがきていたので翻訳しておきました

Googleさんから最後の通告のようなメールがきていたので翻訳して内容を確認してみました。

メールの原文と翻訳した内容は以下の通りです。

原文

Google Analytics Dear Google Analytics Customer, We recently sent an email introducing new data retention controls that allow you to manage how long your user and event data are stored by Google Analytics. We would like to remind you that the new data retention settings will soon take effect - on May 25, 2018. If you haven’t already done so, please review and confirm these settings (Property ➝ Tracking Info ➝ Data Retention) as Google Analytics will begin to delete data according to these settings starting May 25. Impact of this setting as of May 25 is the following: Any user and event data that is older than your retention setting will be marked for permanent deletion, and will no longer be accessible in Google Analytics. Deletion will affect the use of segmentation, some custom reports and secondary dimensions when applied in date ranges older than your retention setting. Reports based on aggregated data will not be affected. Find out more You can also learn more about these data retention settings or how Google Analytics is committed to safeguarding your data. The Google Analytics Team

翻訳

グーグルアナリティクス Googleアナリティクスのお客様 最近Googleアナリティクスでユーザーとイベントのデータを保存する期間を管理できる新しいデータ保持コントロールを紹介するメールが送信されました。
2018年5月25日に新しいデータ保持設定が間もなく有効になることをお知らせします。
Googleアナリティクスが5月25日からこれらの設定に従ってデータの削除を開始するため、これらの設定(プロパティ→トラッキング情報→データ保持)を確認して確認してください。
5月25日現在のこの設定の影響は次のとおりです。
保存設定より古いユーザーやイベントデータには永久削除のマークが付けられ、Googleアナリティクスではアクセスできなくなります
削除設定は、保持設定より古い期間に適用された場合、セグメンテーション、カスタムレポート、セカンダリディメンションの使用に影響します。
集計されたデータに基づくレポートは影響を受けません。
また、これらのデータ保持設定や、Googleアナリティクスがデータを保護する方法について詳しく知ることもできます。
Googleアナリティクスチーム

データは資産なので、この保存設定の変更はマストでやっておくべきですね。

記事の題材探しと情報収集の方法【トレンドサイト】

はじめに

エンタメ・トレンドサイトを運営しているなら情報を早く確実に仕入れることも仕事のうち。

今回はTwitter、Yahoo!、ニュースアプリ、それぞれを使った情報収集及びネタ探しの方法について書いていきます。

Twitter

Twitterは常に最新の情報が流れる情報の倉庫。 しかし、フォローする相手次第で手に入れられる情報がかなり変わってくるため、使い方一つで大きくその恩恵を受けれられるかどうかが変わるツールです。

Twitterで情報収集する方法は主に 1. タイムライン 2. 検索 3. Twitterトレンド の3つになるのではないでしょうか。 この中で特に使えるのが、タイムラインとTwitterトレンドを見る方法。 Twitterトレンドを見ることに関しては、次項のYahoo!の部分で詳しく説明するので、ここではタイムラインで情報を仕入れる方法を紹介します。

タイムラインで最新の情報を仕入れる場合、普段使用しているアカウントとは別に情報収集用のアカウントを作成するのがオススメです。

アカウントを作成した後、自分が収集したい情報に応じて適切なアカウントをフォローしていきます。

トレンドサイト運営者にオススメのアカウントは、トレンドナビというアカウント。 このアカウントは、10〜20分おきにTwitter内で多くツイートされたキーワードを吐き出してくれるというもの。

このアカウントのツイートを通知するように設定しておけば、いちいちTwitterをひらいて確認しなくても、Twitter内の話題を常に追うことができます。

このアカウントのように、常に最新の情報を発信してくれるアカウントは無数にあるので、自分が収集したい情報に合わせたアカウントを見つけ、ネタ探しのツールとして使用すると良いのではないでしょうか。

Yahoo!

Yahoo!で情報収集やネタ探しをする場合、主に使用するのはYahoo!急上昇とYahoo!NEWS。

Yahoo!急上昇は先日発表があった

Yahoo!検索データをご利用いただき、ありがとうございます。

誠に勝手ながら、Yahoo!検索データは2018年3月29日をもって終了することになりました。日頃よりご利用いただいていた皆様にはご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。

Yahoo!検索データは、2013年よりさまざまなデータを紹介してまいりましたが、「デイリーランキング」「ウィークリーランキング」「マンスリーランキング」につきましては、昨今のニーズの変化を鑑み役割を終えたものと判断いたしました。

一方で「最新」の「急上昇ワード」「つぶやき」「画像」「動画」につきましては、引き続き紹介してまいりますが、以下のページと内容が重複するため、Yahoo!検索データのサービスを終了いたします。

◆Yahoo!検索 https://search.yahoo.co.jp/

Yahoo!検索データ終了のお知らせ - Yahoo!検索ガイド - Yahoo! JAPAN

このYahoo!の検索データサービスの終了後も、引き続きYahoo!検索にて情報が提供されることが発表されています。

Yahoo!急上昇では、Yahoo!内で検索数が跳ね上がったワードをリアルタイムで見ることができます。

Yahoo!内の検索は、Yahoo!NEWSでトピックスに上がった話題に応じています。 そのため、Yahoo!NEWSで取り上げられた話題でユーザーがどの部分に興味を持ち、検索したくなったのかということを把握することができます。

このユーザーの検索傾向を把握することは、SEO対策をする上でかなり重要なこと。 Yahoo!急上昇とYahoo!NEWSの2つを見ていると、必ずしもニュースで取り上げられた人物だけが検索される訳ではないことが分かります。

この感覚を身につければ、ニュースを見ただけで、検索されるであろう人物やキーワードを予測することができるようになります。 これが可能になると、他メディアよりも一歩踏み込んだ、切り口の違う記事を作成することができるようになってきます。

また、ネタ探しという意味では、Yahoo!ニュースで注目すべきなのは記事に付けられたコメント数。 コメント数が1000以上あったなら、そのニュースはユーザーの関心を集めたと言って良いでしょう。

しかし、これにも例外はあります。Yahoo!NEWSの特性上、政治系の記事には異常なほどコメントが付きますが、これらは中小規模のサイトでは狙いにくい話題。 多くの場合でこのような話題は新聞社らの記事が上位を独占しているため、なかなかアクセスを集めるのが難しいでしょう。

ニュースアプリ

最後に紹介するのが、ニュースアプリを使った情報収集およびネタ探し。

グノシーやスマートニュースに代表されるニュースアプリの持つPV数は膨大であるため、これらのニュースアプリがユーザーに通知を飛ばすような速報系ニュースは大きな注目を集めます。

これらのニュースアプリの中で、メディア運営者として有用なアプリはNews Digest(NewsDigest(ニュースダイジェスト)ニュース速報と地震・災害速報まとめ)というアプリ。

このアプリが優れている点は、速報系のニュースを配信する速度です。

いくつかのニュースアプリを試してみた中で、このアプリは速報を配信する速度はピカイチ。芸能からスポーツ、政治まで、ほとんどのニュースをいち早く配信してくれます。

また、ユーザーに通知を飛ばすニュースを選ぶセンスもかなり良く、News Digestから通知が来た後、同じ話題をスマートニュースやLINE NEWSなどがユーザーに通知を飛ばすということが度々あります。

このアプリが速報として通知を送ってくる話題をチェックしておけば、速報系の話題はほぼ網羅できるのではないでしょうか。

まとめ

以上がTwitterとYahoo!、ニュースアプリを使った情報収集及び記事のネタ探しの方法です。

これらの方法を使えば常に最新の情報を手に入れ、的確な記事のネタを選ぶことができるのではないでしょうか。

さらに言うと、これらのニュースに対するコメントやTwitterの反応を見続けることで、1つの事象を多角的な視点で見るためのトレーニングにもなります。

1つ1つのニュースを多角的な視点で見ることで、メディア運営者として必須な1歩踏み込んだ情報と世間の流れを掴めるようになるでしょう。

【Twitter埋め込み】ツイート埋め込みの重すぎる読み込み速度を『ツイートまとめツール』を使って改善する

使用するツイートまとめツール

使用するツイートまとめツールは、

http://matometools.com/

こちらのものになります。

読み込み速度が早くなる埋め込みhtml生成の仕方

まず、上記URLからツイートまとめツールを開き、検索からまとめをクリック。 ツイートを検索し、いくつか拾いたいツイートを選択します。

f:id:owatablog:20180320150834p:plain その後、右端の歯車のボタンをクリック

f:id:owatablog:20180320150946p:plain このような画面になるので、続いて表示形式の部分を選択します。 f:id:owatablog:20180320151440p:plain 全て2ch風を選択すると、埋め込み形式を変更することができます。 f:id:owatablog:20180320151852p:plain html出力を選択するとこのような形でhtmlを出力することができるので、これを記事内に貼り付ければ終了です。

以上がツイートまとめツールを使用した簡単なツイートの埋め込みが重くなってしまう現象を改善する方法です。

GoogleはSEOの評価基準としてサイトの読み込み速度の速さを見ているので、SEOの観点から見てもユーザビリティの観点から見ても、重くなってしまうツイートの埋め込みは煩わしいもの。

ツイートまとめツイートの使い方一つでもSEOに少なからず影響を与えるので、ツイートの埋め込みを頻繁に使う方は是非この方法を試してみて下さい。

『記事のリサイクル』で過去記事を蘇生する

はじめに

記事のリサイクルとは、過去記事にテコ入れをして大幅に変化させ、新しく出てきた検索ワードで狙い直すことを指します(あくまで造語)。

 

運営しているサイトの記事総数が1500記事を超え、今までほぼ放置プレイだった記事にテコ入れをし始めました。

するとこれがかなり効果的であることが判明。今回は効果的で効率的な記事のリサイクルについて書いていきます。

 

どんな記事をリサイクルするのか

運営しているサイトの記事総数は先ほども述べたように1500記事超。

本来は古い記事は全てリサイクルしたいのですが、それはリソース的に非現実的なので、現在は特定の基準でリサイクルする記事を決めています。(将来的には全記事をリサイクルできる体制を整えるつもりです!)

 

リサイクルする記事の基準は、

  • 過去にPVが伸びたもの(相対的に)
  • 先が長い芸能人の記事
  • 一定期間継続してオーガニックユーザーが来ていたがピタリと止んだもの
  • サジェストが変化したもの
  • 離脱率が高いもの
  • ページセッションが低いもの

このくらいです。もちろんこれを全て満たしている必要は無く、1つか2つの要項を満たしていればリサイクルの対象としています。

 

記事をリサイクルする方法

記事をリサイクルする過程で最初にすることは、まずその記事が狙ったワードでどの程度の検索順位にいるのかを調べること。

記事を作成する際には必ず狙ったワードがあるはずなので、その記事を作った時に狙ったワードで取れているのかどうかを調べます。

 

調べるために使うのは、SEOチェキというツール。アフィリエイトサイトであれば、より本格的なGRCを使うべきですが、エンタメ・トレンドサイトならSEOチェキで十分に事足ります。

 

SEOチェキで記事のURLと検索ワードを入れ、順位を調べます。

この時、狙った検索ワードを覚えていないor自分の作った記事ではないためわからない場合は、記事タイトルの頭から3語を入れて調べます。

例えば、

  • SEO
  • SEO 対策
  • SEO 対策 方法

といった感じでしょうか。

順位を調べたら、スクリーンショットを撮っておいてメモ代わりにしておきます。

 

その後、サーチコンソールの検索クエリを見て、その中からリサイクルする記事が表示されているクエリを確認します。

ここでもしタイトルに入っていないクエリがあれば大当たりです。

そのワードをタイトルに入れ、そのワードについて少し掘り下げたコンテンツを記事に追加しましょう。

 

もしいいクエリが見つからなかった場合は、Yahoo!とGoogleの検索窓にメインワード(先ほどの例でいうSEO)を打ち込み、表示されるサジェストを確認しましょう。

 

記事を作成してから時間が経っている場合、高い確率でリサイクル対象の記事が狙っているメインワードのサジェストは変化しているはずです。

 

サジェストが変化すれば、当然検索ボリュームが減り、アクセスも減ります。

どんどん新しい情報が出てくる芸能人の記事ならばかなりよくあることなので、放置していると全く検索が来なくなっていることも多々あります。

 

ユーザーが欲しがっている情報の変化に合わせ、タイトルを変更し、時には記事の構成も変化させ、追加して情報をアップデートしましょう。

 

かなり変化を加えた場合は投稿時間を古いものからリサイクルした時間に変えて再投稿という形にするのも良いです。

 

 

 

記事のリサイクル後にすること

記事のリサイクルが終わったら、必ずサーチコンソールでfetch as googleでインデックスリクエストをしましょう。

Googleさんに記事を更新したことを知らせることで、速やかにリサイクルの効果を得ることができます。

 

fetchが終わったらその記事を3日から1週間ほど置いて、その後に再度SEOチェキで検索順位を確認します。

確認し、新しく狙ったワードで上位を取れて入れば成功、いまいちだった場合はさらにテコ入れをします。

 

新しいワードでも検索が取れていない場合は、狙ったワードで上位を取れている他サイトにあって自分の記事にないものを見つけ出し、さらに追加や修正を加えていきましょう。

 

一月くらいはこのように検索順位の推移を定期的にチェックし、テコ入れを続けましょう。

もし、一月の間テコ入れ続けても上位が取れなかった場合、そのクエリはサッパリ諦めた方が良いです。

 

それよりも他の記事を伸ばすことに注力した方が遥かに効率がいいでしょう。

サイト運営をしているなら、一つの記事にこだわりを持ちすぎるのは危険です。(アフィリエイト記事でどうしても上位を取りたい場合は除く)

 

おわりに

記事のリサイクルは、サイト運営を続けていけばいくほど有効であり大きな影響力を持つ作業になります。

 

せっかく書いた記事を手堅く資産に変えていくためにも、記事のリサイクルを一度身につけておくと良いのではないでしょうか。